Privacybeleid

Wie verantwoordelijk is

Ancologi is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verwerkt. Ancologi is in Nederland geregistreerd onder KVK-nummer 72417641.

Voor privacyvragen of een verzoek kun je mailen naar hello@ancologi.com of bellen naar +31 6 85862111. Ancologi heeft op dit moment geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; privacyverzoeken worden rechtstreeks door Ancologi behandeld.

Voor wie en waarvoor dit beleid geldt

Dit beleid geldt voor bezoekers van ancologi.com, personen die een formulier invullen, gebruikers van de gratis tools, prospects, klanten en zakelijke contactpersonen.

Wanneer Ancologi binnen een klantproject persoonsgegevens uitsluitend namens die klant verwerkt, is de klant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en is Ancologi verwerker. Daarover kunnen afzonderlijke afspraken of een verwerkersovereenkomst worden gemaakt.

Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van je gebruik kunnen we naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp, bericht, projecttype, budgetindicatie, planning, feedback en door jou aangeleverde projectcontext verwerken.

Met toestemming voor analytics kunnen daarnaast een willekeurige bezoeker-ID, sessie-ID, bezochte route, verwijzende pagina, campagneparameters, apparaattype, browser, besturingssysteem, globale locatie, interacties en Core Web Vitals worden verwerkt. Ruwe IP-adressen worden niet als analyticsveld opgeslagen; de backend gebruikt een eenrichtingshash voor beveiliging en deduplicatie.

Doeleinden en rechtsgronden

We verwerken formulier- en projectgegevens om te reageren, een aanvraag te beoordelen, een offerte voor te bereiden en een overeenkomst uit te voeren. De rechtsgrond is het nemen van stappen vóór een overeenkomst of de uitvoering daarvan.

Administratieve gegevens kunnen worden verwerkt om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Beveiliging, fraudepreventie, foutonderzoek en beperkte bedrijfsanalyse kunnen steunen op het gerechtvaardigde belang om een betrouwbare website en dienstverlening te exploiteren.

Niet-noodzakelijke analytics- en marketingtechnologie wordt alleen gebruikt nadat je toestemming hebt gegeven. Je kunt die toestemming later intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere rechtmatige verwerking.

Contact, offertes en feedback

Een contact- of projectformulier vraagt alleen gegevens die nodig zijn om je vraag te begrijpen en op te volgen. Telefoonnummer, bedrijfsnaam en bepaalde projectvelden zijn optioneel waar ze niet noodzakelijk zijn.

Feedback kan anoniem worden ingediend. Wanneer je vrijwillig contactgegevens toevoegt, gebruiken we die uitsluitend om de feedback te behandelen of om verduidelijking te vragen, tenzij je afzonderlijk iets anders afspreekt.

Tools, scans en uploads

Bestanden en ingevoerde waarden worden in veel Ancologi-tools lokaal in de browser verwerkt. Ze worden niet automatisch aan Ancologi verzonden of als mediabestand bewaard, tenzij de tool dit vooraf duidelijk vermeldt of je het resultaat zelf met een aanvraag meestuurt.

Website Audit controleert een door jou ingevoerde openbare URL. Website Speed Test kan die URL naar Google PageSpeed Insights sturen om een rapport te verkrijgen. Gebruik geen interne, afgeschermde of vertrouwelijke URL en upload geen bestand waarvoor je niet bevoegd bent.

Analytics, campagnes en prestaties

Na analytics-toestemming meten we onder meer paginaweergaven, scrollmomenten, CTA-klikken, formulierstappen, toolvoltooiingen en technische prestatiemetingen. Deze informatie helpt ons routes, inhoud en bruikbaarheid te verbeteren.

UTM-parameters en de verwijzende website kunnen worden gebruikt om te begrijpen welke campagne of bron tot een sessie of aanvraag leidde. We gebruiken deze gegevens niet voor geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.

Ontvangers en dienstverleners

Ancologi verkoopt geen persoonsgegevens. Alleen personen en leveranciers die de gegevens nodig hebben voor hosting, opslag, e-mailbezorging, beveiliging, analytics, technisch beheer of projectuitvoering krijgen passende toegang.

Wanneer een externe dienst wordt ingeschakeld, beperken we de gedeelde gegevens, maken we waar nodig verwerkersafspraken en verwachten we passende vertrouwelijkheid en beveiliging. Integraties zoals Google Analytics worden alleen geladen wanneer ze zijn geconfigureerd en de vereiste toestemming is gegeven.

Doorgifte buiten de EER

Sommige technologie- of hostingaanbieders kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval wordt een geldige doorgiftegrond gebruikt, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen waar dat nodig is.

Welke leverancier daadwerkelijk wordt gebruikt hangt af van de ingeschakelde integraties en het betreffende project. Je kunt hierover actuele informatie opvragen via hello@ancologi.com.

Bewaartermijnen

Niet-gewonnen contact- en offerteaanvragen worden in beginsel uiterlijk 24 maanden na indiening verwijderd. Feedback wordt in beginsel uiterlijk 12 maanden bewaard. Analytics-events worden maximaal 395 dagen bewaard en toestemmingsregistraties maximaal 5 jaar als bewijs van de gemaakte keuze.

Gegevens die onderdeel worden van een lopende klantrelatie worden bewaard zolang het project en de nazorg dat vereisen. Gegevens die nodig zijn voor de fiscale of administratieve bewaarplicht kunnen tot 7 jaar worden bewaard. Een wettelijke verplichting, geschil of beveiligingsincident kan een langere, aantoonbaar noodzakelijke termijn rechtvaardigen.

Beveiliging

We gebruiken maatregelen die passen bij de aard van de gegevens, waaronder versleutelde verbindingen, beveiligingsheaders, toegangsbeperking, versleutelde beheersessies, invoervalidatie, rate limiting, IP-hashing, updates en gescheiden beheerfuncties.

Geen internetdienst is volledig zonder risico. Bij een vermoedelijk datalek onderzoeken we het incident, beperken we de gevolgen, registreren we het incident en informeren we waar wettelijk vereist de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

Jouw privacyrechten

Je kunt, voor zover de AVG dit toestaat, vragen om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van je gegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en eerder gegeven toestemming intrekken.

Stuur je verzoek naar hello@ancologi.com en beschrijf zo precies mogelijk waarop het betrekking heeft. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. In beginsel reageren we binnen één maand; bij een complex verzoek kunnen we die termijn volgens de AVG verlengen en leggen we dat tijdig uit.

Toestemming intrekken en bezwaar maken

Je kunt niet-noodzakelijke cookies en analytics weigeren of later uitschakelen via de toestemmingsinstellingen en je browser. Na intrekking stopt nieuwe first-party analyticsregistratie en worden lokale analytics-ID's verwijderd waar de browser dat toestaat.

Een bezwaar tegen direct marketing wordt altijd gerespecteerd. Ancologi verstuurt geen marketing naar aanleiding van een gewone contactaanvraag zonder een passende grondslag.

Klacht indienen

We lossen een privacyvraag graag eerst rechtstreeks op. Je behoudt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl of bij een andere bevoegde Europese toezichthouder.

Ook kun je, wanneer de AVG dat toestaat, naar de bevoegde rechter stappen.

Minderjarigen en bijzondere gegevens

De website en tools zijn gericht op zakelijke gebruikers en niet ontworpen om bewust gegevens van kinderen te verzamelen. Deel geen bijzondere persoonsgegevens, identiteitsdocumenten, financiële geheimen of andere gevoelige informatie via algemene formulieren.

Denk je dat dergelijke gegevens onbedoeld zijn ontvangen, meld dit dan via hello@ancologi.com zodat we passende actie kunnen nemen.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer de website, wetgeving, leveranciers of verwerkingen wijzigen. Bovenaan staat altijd de datum van de actuele versie.

Bij een wezenlijke wijziging die gevolgen heeft voor eerder gegeven toestemming vragen we waar nodig opnieuw om een keuze.